Langkah-langkah dan Teknik Menelepon

Langkah-langkah dan Teknik Menelepon

1.      Siapkan nomor telepon. Sebelum kita menelepon sebaiknya kita siapkan dulu nomor yang akan kita tuju, supaya saat kita menelepon tidak terjadi kesalahan atau yang sering disebut salah sambung.

2.      Tekan nomor telepon yang dituju. Setelah nomor telepon yang ingin kita tuju dirasa sudah benar, barulah kita tekan nomor yang ingin kita hubunggi tersebut.

3.      Ucapkan salam, sebutkan identitas diri Anda. Setelah telepon tersambung segera ucapkan salam dan identitas diri Anda.

4.      Mengutarakan maksud dan tujuan bertelepon. Setelah pihak penerima telepon menjawab salam kita, langsung kita ucapkan maksud dan tujuan kita menelepon, tentu harus dengan bahasa yang baik dan benar.

5.      Ucapkan salam penutup untuk mengakhiri pembicaraan. Setelah selesai berbicara dan tidak ada lagi yang ingin dikatakan serta tidak ada pertanyaan dari pihak penerima segera ucapkan salam penutup untuk mengakhiri pembicaraan.

D.    Langkah-langkah dan Teknik Menerima Telepon

1.      Segera angakat telepon jika berdering. Saat Anda mendengar telepon Anda berdering, segera angkat telepon tersebut.

2.      Ucapkan salam begitu Anda menjawab telepon. Setelah pihak penelepon mengucapkan salam segera Anda balas salam tersebut.

3.      Tanyakan nama dan identitas penelepon serta maksud dan tujuan penelepon. Sebelum Anda mengobrol dengan dia, tanyakan dahulu siapa namanya dan apa maksud atau tujuannya menelepon.

4.      Apabila orang yang dituju tidak ada ditempat maka beritahukan dengan sopan dan tawarkan pada penelepon untuk meninggalkan pesan. Apabila pihak penelepon ingin berbicara dengan pimpinan Anda, sedangkan pimpinan Anda tidak ada ditempat, beritahukan kepada dia bahwa pimpinan Anda sedang tidak ada ditempat tapi tetap dengan bahasa yang sopan, dan jangan lupa tawarkan pada penelepon untuk meninggalkan pesan.

5.      Mengucapkan salam penutup. Setelah selesai berbicara, ucapkan salam penutup dan segera tutup telepon.

Penelpon membentuk gambar mental dari apa yang sedang kita lakukan, suara kita akan menyampaikannya. Jika apakah kita sedang senyum atau berkerut wajah, sedang duduk atau rebahan semua itu perleu diperhatikan atau dialihkan. Apa yang mengurangi maksud penelpon akan terdeteksi dalam suara kita.

E.     Hal-hal yang Tidak Boleh Dilakukan pada Saat Komunikasi Menggunakan Telepon

1.      Suara terlalu keras. Saat berbicara di telepon, kita tidak boleh berbicara terlalu keras.

2.      Bicara ditelepon sambil makan atau berdecak. Saat berbicara di telepon kita tidak boleh sambil makan atau berdecak.

3.      Berbicara dengan orang lain selagi berbicara ditelepon. Kita tidak boleh berbicara dengan orang lain saat bertelepon, supaya tidak terjadi kesalah-pahaman.

4.      Berbicara dengan nada kasar atau membentak. Saat berbicara kita tidak boleh menggunakan nada yang kasar, bahkan sampai membentak pihak lawan bicara.

5.      Berbicara dengan nada memerintah. Jangan pernah saat menelepon kita menggunakan nada yang memerintah.

6.      Membirkan penelepon menunggu terlalu lama tanpa penjelasan. Saat bertelepon jangan membuat lawan bicara kita menunggu terlalu lama.

Recent Posts